Der Einstieg ins Selbstmanagement: Zeitplanung

Beim Selbst­ma­nagement hat die Zeitplanung eine Schlüs­sel­funktion: Wer Herr seiner Zeit ist, beherrscht die wichtigste Ressource seines Lebens. Erwachsen werden heißt, selbständig über seine Zeit verfügen können. Daher sollte niemand seinen Tag beginnen, ohne überlegt zu haben, was er tun will.

Nur wer Herr über die Verwendung seiner Zeit ist, hat die notwendige Freiheit, um seine Ziele zu erreichen. Selbständig sein heißt nicht, in den Tag hinein leben, sondern selbst­ver­ant­wortlich entscheiden, wozu man seine Zeit nutzt. Natürlich lebt jeder in Abhän­gig­keiten von anderen Menschen. Das hat zur Folge, dass wir uns an nicht selbst­be­stimmte Zeiten halten müssen – beispiels­weise an Arbeits­zeiten, Öffnungs­zeiten oder Fahrpläne.

Ihr erster Schritt zum Selbst­ma­nagement aufgrund von Zeitein­teilung muss Ihnen darüber Klarheit verschaffen, wie Sie derzeit Ihre Zeit verbringen. Was machen Sie von morgens bis abends? Schreiben Sie es auf! Lassen Sie keinen Tag aus! Lassen Sie sich von niemandem abhalten! Keiner hat das Recht, Sie bei diesem Einstieg in Ihr Selbst­ma­nagement zu stören oder es Ihnen madig zu machen.

Ein eigenes Zeitplan­system entwi­ckeln!

Für den Zeitnachweis braucht man ein Kalen­darium. In Schreib­wa­ren­läden und bei Online-Shops gibt es vielfältige Angebote von Kalendern. Vom einfachen Taschen­ka­lender über herrlich bebil­derte Wandka­lender bis zu aufwen­digen Kalen­der­bü­chern mit vielerlei Infor­ma­tionen. Sie brauchen ein einfaches System, das Sie sich zusam­men­stellen aus

  • einer Jahres­über­sicht,
  • einer Monats­ein­teilung,
  • einer Wochen­ein­teilung und
  • aus Tages­blättern.

Das kann man sich im Internet teilweise kostenlos zusam­men­stellen, herun­ter­laden, ausdrucken und zur Arbeits­un­terlage machen. Die Jahres­über­sicht beispiels­weise an die Pinnwand heften.

Diese Zeitdar­stel­lungen kombi­nieren Sie mit einem Ringbuch voller linierter Blätter. Aus der Zeitdar­stellung und dem Ringbuch entwi­ckeln Sie Ihr Zeiter­fas­sungs­system, in das Sie Termine, Stich­worte, Vermerke, Notizen, Anhalts­punkte etc. eintragen.

Bedenken Sie: Für alles, was Sie in Ihrem Leben tun, brauchen Sie Zeit – sogar für Ihr Nichtstun. Ihre Zeit können Sie immer nur einmal verwenden. Nicht eine Sekunde Ihres Lebens können Sie jemals zurück­holen. Was Sie mit Ihrer Lebenszeit anfangen, dafür sind ausschließlich Sie allein verant­wortlich.

Ihre Lebenszeit ist Ihnen weitgehend vorge­geben. Sie können weder den Tag Ihrer Geburt noch Ihre Todes­stunde plane­risch festlegen. Ihre Lebenszeit läuft ab, unbestechlich und nicht manipu­lierbar – wie eine Sanduhr. Aber was Sie aus dem jeweils nächsten Tag machen, das können Sie bestimmen. Und das können Sie umso mehr, je schneller Sie Ihr Selbst­ma­nagement entwi­ckeln.

Nehmen Sie Ihren Tages­ablauf unter die Lupe!

Zur Analyse Ihres Tages­ab­laufs nutzen Sie die liniierten Blätter des Ringbuchs. Nach dem Eintragen des Datums: Schreiben Sie abends alle Ihre Tages­ak­ti­vi­täten auf, unter­teilt nach „geplant“ und „ausge­führt“. Danach machen Sie die Tages­aus­wertung. Schreiben Sie auf:

  • War es ein normaler, ein beson­derer oder gar ein außer­ge­wöhn­licher Tag?
  • Was war gut?
  • Was war schlecht?
  • Welche Einsichten habe ich gewonnen?
  • Welche Infor­ma­tionen habe ich bekommen oder mir beschafft?
  • Welche Ideen sind mir gekommen?
  • Was habe ich mir für den nächsten Tag vorge­nommen?

Wer eine Zeit lang – zwei oder drei Monate – pro Tag aufschreibt, was er von morgens bis abends getan hat, der legt die Grundlage für den nächsten Schritt auf dem Weg selbst bestimmter Zeitein­teilung. Dieser nächste Schritt heißt: sich seine Zeitver­wendung bewusst machen.

Fragen Sie sich:

1. Welche Tätig­keiten bestimme ich selbst?

2. Welche Tätig­keiten kann ich nicht selbständig planen und ausführen?

3. Mit welchen Tätig­keiten verbringe ich erstens die 24 Stunden eines normalen Arbeits­tages und zweitens die eines freien Tages?

Die ersten beiden Fragen können Sie durch farblich verschiedene Markie­rungen in der täglichen Auflistung Ihrer Aktivi­täten beant­worten, die dritte Frage durch Schreiben von Tätig­keits­listen.

Wenn Sie auf diese Weise Ihre Zeitver­wendung erfasst und gekenn­zeichnet haben und nunmehr exakt – und nicht nur vom Gefühl her – wissen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden, folgt ein weiterer Schritt, um sich den Umgang mit Ihrer Lebenszeit bewusst zu machen.

Zeitnach­weise erstellen!

Zeit ist wichtiger als Geld! Führen Sie Buch über Ihre Zeitver­wendung: Die Anfangszeit und die Abschlusszeit bei jeder Aktivität dazuschreiben und dann die Zeitdauer ausweisen.

Mancher meint, diese Arbeit sei stupide und außerdem wisse er doch, wofür er wie viel Zeit brauche; und schließlich habe er Wichti­geres zu tun, als diese Aufzeich­nungen zu machen … Das mag ja stimmen, aber: In den Jahrzehnten der Zusam­men­arbeit mit Führungs­per­sonen habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass das, was einer meint zu tun, und das, was er tatsächlich mit seinem Zeiteinsatz schafft, also die subjektive Einschätzung und die objektive Feststellung oft recht weit ausein­ander liegen. Deshalb: Aufschreiben!

Anders kommt man aus der Tretmühle nicht heraus. Und ohne exakte Kenntnis Ihres Zeitver­brauchs finden Sie nicht die Ansatz­punkte zur Organi­sa­ti­ons­ver­bes­serung Ihres Tages­ab­laufs und Ihre Möglich­keiten zur Zeiter­sparnis. Auch der Zielsetzung „Weg von der Fremd­be­stimmung, hin zur Selbst­be­stimmung“ werden Sie ohne Aufschreiben – zumindest für ein paar Monate – nicht näher kommen. Zu groß ist die Gefahr, dass es bei guten Vorsätzen bleibt. Nochmal: Aufschreiben!

Das macht man so lange, bis man feststellt: Ja, jetzt weiß ich, wo meine Zeit bleibt. Merken Sie nach einiger Zeit, dass Sie doch nicht so recht wissen, wo Ihre Zeit bleibt – dann wieder eine zeitlang Zeitnach­weise schreiben!

Priori­täten festlegen!

Im Laufe eines Tages lässt sich eine Menge schaffen. Aber es gibt Menschen, die eine endlose To do-Liste vor sich her schieben. Sie sind immer im Stress und haben Schuld­ge­fühle wegen ihrer unerle­digten Aufgaben. Anderen gegenüber müssen sie sich immer wieder entschul­digen; werden sie an ihre Zusagen erinnert, müssen sie vertrösten. Sie leben in einem Zeitchaos. Denn sie setzen keine Priori­täten. Flexible Priori­täten setzen!

Es gibt Menschen, die mit fünf Stunden Schlaf auskommen, die stundenlang schnell und präzise arbeiten können. Gerade solche Menschen brauchen Priori­täten, weil sie dazu neigen, ihre Arbeits­ka­pa­zität zu überschätzen und sich deshalb übernehmen. Sie merken nicht, dass sie auf Dauer Raubbau an ihrer Gesundheit treiben. Es sind die so genannten Arbeits­tiere, Workaholics.

Alle Tätig­keiten haben einen Bezug: zu anderen Menschen, zu sachlichen Erfor­der­nissen, zu den persön­lichen Lebens­ver­hält­nissen. Daraus ergeben sich die Priori­täten: Was ist unbedingt notwendig, muss täglich geleistet werden? Welche täglichen Verpflich­tungen habe ich anderen Menschen gegenüber? Welche häuslichen Aufgaben habe ich? Welche beruf­lichen? Gehen Sie alle Ihre aufge­lis­teten Tätig­keiten durch und geben Sie jeder eine Wertigkeit zwischen 1 und 5 sowie einen Zeitbezug: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich.

Wertigkeit 1 haben alle Aktivi­täten, mit denen Sie für den Erhalt und die Weiter­ent­wicklung Ihrer Talente, Fähig­keiten und Ihrer Leistungs­kraft sorgen. Wertigkeit 1 hat gleicher­maßen die Hinwendung zu allen Personen, für die Sie Verant­wortung tragen.

Treffen Sie abschließend eine Einordnung all Ihrer Tätig­keiten in die Kategorien „fester Zeitpunkt“ oder „variabler Zeitpunkt“. So erhalten Sie eine flexible Priori­tä­ten­liste: die Grundlage für eine realis­tische Tages­planung.

Diese Priori­tä­ten­liste ist außerdem eine großartige Entschei­dungs­hilfe, wenn unerwartete Ereig­nisse Ihre Planung über den Haufen werfen. Denn dann können Sie blitz­schnell anhand Ihrer Priori­täten Tätig­keiten verschieben, canceln oder vorziehen, neu kombi­nieren. Das ist Zeitsou­ve­rä­nität!

Wie Sie aus den Start­lö­chern kommen

Erst nach der Analyse Ihrer Zeitver­wendung und der Festlegung eines flexiblen Priori­tä­ten­ka­talogs haben Sie die Start­po­sition erreicht, um mit Ihrem Zeitma­nagement zu beginnen. Dazu brauchen Sie wieder Ihr Kalen­darium mit den Eintei­lungen Tages‑, Wochen‑, Monats- und Jahres­ka­lender.

Für jedes Wochenende sollten Sie eine ruhige Stunde einplanen, in der Sie einen Wochen­rück­blick und eine Wochen­vor­schau machen. Alle Vorhaben und Ereig­nisse, die für die kommenden Monate oder das Jahr schon festliegen, tragen Sie in das von Ihnen zusam­men­ge­stellte Kalen­der­system ein – zum Beispiel Ihre Urlaubs­planung, Ihre Teilnahme an Veran­stal­tungen, Exkur­sionen, Messen, Ausstel­lungen, Besuchen, Weiter­bil­dungs­maß­nahmen – was auch immer.

Und dann: Notieren Sie Ihre Ideen und Vorstel­lungen zur besseren Nutzung Ihrer Zeit.

Manche Menschen bekommen bei dieser, für sie ungewohnten Beschäf­tigung mit ihrem ureigenen Gut “Zeit” das beklem­mende Gefühl, sich total zu verplanen, sich der Freiheit zu berauben, zu tun und zu lassen, was spontan in den Sinn kommt. Das ist ein Trick des “Inneren Schwei­ne­hunds”! Er gaukelt vor, Freiheit sei, seine Zeit nicht zu planen.

Bedenken Sie: Wenn Sie Ihre Zeit nicht selber planen, dann tun das andere für Sie oder Sie vergammeln. Statt auf diesen Trick herein­zu­fallen: Planen Sie gelegent­liche Nichtstun-Zeiten und Zeiten für spontanes Handeln ein – beispiels­weise jeden Monat ein Wochenende! Und schieben Sie hin und wieder, wenn Ihnen danach zumute ist und Sie es sich leisten können, Ihre gesamte Tages­planung beiseite. Sie sind nicht Sklave, sondern Herr Ihrer Zeit – bei entspre­chendem Selbst­ma­nagement!

Zeit wofür?

Um sich für den Einstieg in Ihr Selbst­ma­nagement zu motivieren, malen Sie sich aus, wofür Sie gerne mehr Zeit hätten:

Womit würden Sie sich gerne beschäf­tigen?
Welche Fähig­keiten würden Sie gerne erlernen?
Welche Sprachen würden Sie gerne sprechen?
Mit wem würden Sie gerne mehr Kontakt pflegen?
Für wen hätten Sie gerne mehr Zeit?

Je mehr Sie zu diesen Fragen Ihre Ideen, Vorstel­lungen und Pläne entwi­ckeln, umso inten­siver werden Sie sich mit der Verwendung Ihrer Zeit beschäf­tigen.

Viele Menschen leben in einer Partner­schaft oder in einer Familie. Wer seinen Partner oder die Famili­en­mit­glieder in seine Zeitplanung mitein­be­zieht, kann damit das Zusam­men­leben erheblich verbessern. Mindestens einmal in der Woche sollte man seine Termine aufein­ander abstimmen.

Eine partner­schaft­liche Zeitein­teilung oder die gemeinsame Zeitein­teilung einer Familie fördert die Gemein­samkeit und das Zusam­men­ge­hö­rig­keits­gefühl, hilft Missver­ständ­nisse vermeiden, beugt der Lange­weile vor, lässt das Elternhaus nicht zum Hotel Mama verkommen und regt den Infor­ma­tions- und Erfah­rungs­aus­tausch an.

Die Famili­en­kon­ferenz

Eltern mit Kindern sollten einmal im Monat eine Famili­en­kon­ferenz veran­stalten: Ein lockeres und heiteres Ereignis, auf das sich alle freuen. Rufen Sie die Famili­en­mit­glieder mit einer Musik zusammen, die allen mehr oder weniger gefällt. Im Laufe der Zeit kann das so etwas wie Ihre „Famili­en­hymne“ werden. Am Ende der Musik läuten sie eine Glocke. Jetzt geht es los!

Beginnen Sie die Sitzung mit einer witzigen Erzählung. Auch die anderen können etwas Unter­halt­sames erzählen. Vorbe­reitet auf die Sitzung hat sich jeder mit einer persön­lichen Zeitanalyse und der Zusam­men­stellung seiner Beobach­tungen zur Zeitver­wendung der anderen. Beides wird im Anschluss an die lustigen Erzäh­lungen reihum vorge­tragen und dann disku­tiert. Danach trägt jeder seine Zeitplanung für die nächsten Tage vor, die dann aufein­ander abgestimmt wird. Anschließend werden gemeinsame Unter­neh­mungen geplant.

Eine Vorsichts­maß­nahme gilt es zu beachten: Die Konferenz darf nicht missbraucht werden zur Kontrolle der einzelnen Famili­en­mit­glieder. Wenn einer über bestimmte Zeiten keine Auskunft geben will, muss das respek­tiert werden. Das muss zu den Spiel­regeln gehören, die sich die Gruppe zu dieser Veran­staltung geben sollte. Außerdem: Die Famili­en­kon­ferenz findet nur statt, wenn alle dabei sind. Ist das Gesprächs­klima nicht “offen und ehrlich”, muss das als Frage angesprochen und disku­tiert werden. Die Atmosphäre sollte so angenehm wie möglich sein.

Lassen Sie sich keine Zeit stehlen!

Jeder sollte in seinem Beruf sein eigener Manager sein – die Alter­native heißt: Rädchen im Getriebe, weisungs­ge­bunden, fremd­be­stimmt, unselb­ständig. Wer seiner beruf­lichen Aufgabe als Manager gewachsen sein will, braucht Mittel und Wege, zu optimaler Zeitein­teilung. Sonst gerät er unter ständigen Zeitdruck. Von Zeitdruck befreien kann man sich nur durch Selbst­ma­nagement. Machen Sie deshalb Ihrem Arbeit­geber deutlich, dass Sie Ihr Zeitma­nagement in eigener Regie betreiben wollen. Man soll Ihnen sagen, was man an Arbeits­er­geb­nissen von Ihnen erwartet. Wie Sie zu diesen Ergeb­nissen kommen, das soll Ihre persön­liche Sache und die Sache Ihrer Arbeits­gruppe sein.

Leider gibt es noch viele Unter­nehmen, die Mitar­beitern keine Selbst­ent­wicklung zutrauen und von ihren Führungs­leuten daher Führung im Sinne von Anwei­sungen und Kontrollen verlangen. Es gelten nach wie vor starre Arbeits­zeiten. Es gibt keine Flexi­bi­lität, die es erlaubt, sich dem Arbeits­anfall anzupassen. Statt­dessen gibt es Überbe­schäf­tigung oder Unter­be­schäf­tigung. Die Arbeits­ab­läufe sind in Verfah­rens­richt­linien vorge­geben. In einem solchen Unter­nehmen werden sie vermutlich unter­schätzt. Wenn dem so ist, sind Sie fehl am Platze.

Das A und O: Die richtige Zeitein­teilung

Als Mitar­beiter eines solchen Unter­nehmens sollten Sie sich überlegen, ob hier nicht Ihr knappes Gut “Zeit” verschwendet wird. Wenn dem so ist und wenn Ihr Arbeit­geber Ihr Selbst­ma­nagement nicht schätzt, geschweige denn heraus­fordert, dann sollten Sie nicht nur innerlich, sondern tatsächlich kündigen. Suchen Sie sich einen Chef, der von Ihnen Selbst­ent­wicklung verlangt.

Selbst­be­stimmtes Zeitma­nagement lässt einen auch das Gefühl für richtiges Timing entwi­ckeln: Im richtigen Augen­blick das Richtige tun. Ob Eisschnel­läufer, Leicht­ath­leten oder Formel 1‑Fahrer – alle müssen sich ihr Rennen, ihren Wettkampf im Zeitablauf bestmöglich einteilen. Außerdem müssen sie ihr Metier und den Zeitablauf so souverän beherr­schen, dass sie auf Unvor­her­ge­se­henes spontan reagieren können. Das ist Meister­schaft.

Glücks­ge­fühle erfährt jeder, dem es gelingt, seine Zeit entspre­chend seiner Priori­täten richtig einzu­teilen, die Zeitdauer für eine Aktion zutreffend einzu­schätzen, den erfolgs­ent­schei­denden Zeitpunkt einer Unter­nehmung genau zu treffen.

Treten Sie von Zeit zu Zeit aus der Fahrspur!

Manche Menschen erreichen ihren Lebens­abend in dem Bewusstsein, dass sie das, was sie eigentlich tun wollten, nie tun konnten. Sei es, weil das Schicksal ihnen übel mitge­spielt hat, sei es, weil sie nicht die Kraft hatten, sich aus Gewohn­heiten und widrigen Einflüssen zu befreien.

Was kann dem Menschen Schlim­meres passieren, als am Ende feststellen zu müssen, seine Lebenszeit falsch einge­setzt zu haben!

Davor sollte man sich bewahren. Recht­zeitig. Das Mittel: Von Zeit zu Zeit aus der „Fahrspur“ heraus­treten, inne halten und überprüfen, ob die Richtung, die Geschwin­digkeit und das Gepäck noch dem Sinn entsprechen, den man seinem Leben gibt. Wer das auslässt und die notwen­digen Konse­quenzen nicht zieht, verspielt voraus­sehbar seinen Lebens­abend. Denn ein “erfülltes Leben” kommt nicht zufällig zustande.

Wissen­schaftler nennen uns Daten für astro­no­mische oder erdge­schicht­liche Tatbe­stände, die sich unserer Vorstel­lungs­kraft entziehen. Vor dem Hinter­grund der Licht­jahre verschwindet das kleine Stückchen Zeit, das uns bei normaler Lebens­er­wartung zugeteilt ist. Mag es in jungen Jahren riesig erscheinen, am Ende ist es winzig. Im Rahmen unserer Zeitvorgabe, deren Anfang und Ende wir nicht selbst bestimmen können, sind wir für unser Denken, Reden und Handeln verant­wortlich. Lebenszeit ist ein Gut, dessen Verwendung rechen­schafts­pflichtig ist. Ein glück­liches Leben ist ein Leben im selbst­ge­steu­erten Einklang mit der uns geschenkten Zeit.

Paul Halbe: Jeder sein eigener Unternehmer

Menü