Verbesserung von Gesprächsgruppenarbeit

Wer mit der Arbeit der Besprechungen, Sitzungen, Meetings und Arbeitskreise, die er zu leiten oder an denen er teilzunehmen hat, nicht zufrieden ist, und nach Verbesserungen sucht, muss zunächst seine eigene Einstellung zu diesen Veranstaltungen überprüfen. Er muss sich fragen:

  • Ist mir hinreichend bewusst, dass es aufgrund unterschiedlichen Wissens und unterschiedlicher Erfahrungen zu jedem Thema unterschiedliche Ansichten gibt?
  • Drücke ich mich immer klar und präzise aus, um meine Sicht der Dinge deutlich zu machen, oder werde ich häufig missverstanden?
  • Kann ich vorurteilsfrei anderen zuhören?
  • Gehe ich mit dem Ziel in jegliche Gesprächsgruppenarbeit, allein meine Vorstellungen gelten zu lassen und mit meinen Möglichkeiten der Moderation und der Rhetorik durchzusetzen?
  • Sind Besprechungen und Sitzungen ein notwendiges Übel, das mich viel Zeit kostet und in denen nichts geschafft wird, wenn ich die Zügel nicht fest in der Hand halte oder zumindest die Meinungsführerschaft habe?

Wenn in einer Sitzung die Vielfalt der Ansichten nicht nachvollziehbar zum Ausdruck kommt, ist die Veranstaltung überflüssig! Denn es wird nicht offen und ehrlich diskutiert, sondern verschwiegen und schöngeredet, manchmal auch allein aus Geltungsdrang opponiert. Missverständnisse sind nie ganz auszuschließen. Deshalb ist sowohl die Verbesserung der Artikulationsfähigkeit eine ständige Aufgabe der Selbstverbesserung, die sich in Sitzungen zu bewähren hat, als auch das Erfassen dessen, was andere sagen, gegebenenfalls durch Nachfragen.

Im Betriebsgeschehen sind Besprechungen als wichtiger Teil der Arbeitsvorbereitung anzusehen. Sowohl in der Sache als auch zur Motivation. So wie jede Reise nur so gut wird, wie man sie vorbereitet, ist auch jede Arbeit nur so gut, wie sie von der Sache und von der inneren Einstellung her in Angriff genommen wird. Ohne präzise und umfassende Vorbereitung werden nicht die Arbeitsergebnisse erreicht, die erreicht werden könnten. Deshalb: Besprechungen, Sitzungen, Meetings etc. sind Arbeit! Notwendige Arbeit, damit geschafft wird, was erreichbar ist.

Vor allem von den Führungspersonen ist eine für alle erkennbare Einstellung zu Gesprächen einzunehmen wie zu jeder anderen Arbeit auch. Sie muss bestimmt sein von Ernsthaftigkeit und Professionalität. Wissen, Erfahrung, Standpunkte, Ideen und Planungen können nur so ausgetauscht und aufeinander abgestimmt werden. Das allein führt zu gemeinsamem zielorientierten Handeln aufgrund gekonnter Kommunikation. Daher ist die Vorbereitung auf Gesprächsgruppenarbeit genauso wichtig wie die Vorbereitung beispielsweise auf Verhandlungen mit Kunden, Zulieferern, Kapitalgebern und Beamten.

Erster Vorbereitungspunkt eines Vorgesetzten, in dessen Zuständigkeit auch Gesprächsgruppenarbeit gehört, ist die Überprüfung, ob eine Besprechung notwendig ist oder nicht. Eine Sitzung, in der es nur darum geht, sich gegenseitig zu informieren, ist überflüssig. Dazu gibt es bessere und kostengünstigere Verfahren, beispielsweise das PC-Netz. Wird stattdessen das Telefon gewählt, ist zu beachten, dass mündliche Kommunikation anfällig für Missverständnisse ist. Das gefährdet die Verlässlichkeit: „Habe ich so nicht gesagt.“

Überflüssig sind auch Sitzungen, die vorwiegend dem Harmoniebedürfnis dienen. Solche Sitzungen sind sogar gefährlich: Jeder buhlt um Anerkennung und Ansehen. Da kann nichts bei rauskommen. Gesprächsgruppenarbeit braucht auch den richtigen Zeitpunkt. Sowohl, was die äußeren Umstände angeht, als auch den Stand der Dinge, die zu besprechen sind. Am Freitagnachmittag eine Sitzung anzuberaumen, ist ein schlechter Witz. Alle Sitzungen, die nicht aufgrund gemeinsamer konzentrierter Kommunikation zu einem Ergebnis unternehmerischen Handelns führen, sind Zeitverschwendung.

Und welche Gesprächsgruppenarbeit macht Sinn? Wenn Ziel und Thema klar formuliert sind, wenn jeder um die Anforderungen an seine Kommunikationsfähigkeiten weiß, wenn jeder seine Vorbereitungsarbeit leistet – dann bekommt Gesprächsgruppenarbeit ihren Wert und führt zu Ergebnissen, die sie zu einem leistungsstarken Managementgeschehen machen. Dann sind sie keine „Pausen“- und keine „Alibi“-Veranstaltungen kopflosen Managements, sondern der Treibsatz zur Ausschöpfung der Synergiepotentiale, die im Wissen, in den Erfahrungen und im Verhalten der Unternehmensbeteiligten liegen.

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